采购与招标管理

关于印发《华北电力大学招标档案管理实施办法》的通知

上传时间:2017-11-23

校直各单位：
为加强和规范学校招投标档案管理，确保归档文件资料的完整性、准确性和系统性，以利于今后有效地保管和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《华北电力大学档案管理办法》《华北电力大学招标管理办法》等有关法律法规和学校制度，制定本办法。本办法已经2017年第8次校长办公会议审议通过，现予以印发，请认真贯彻执行。

2017年10月25日

华北电力大学招标档案管理实施办法

第一章总则

第一条为加强和规范学校招投标档案（以下简称招标档案）管理，确保归档文件资料的完整性、准确性和系统性，以利于今后有效地保管和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《华北电力大学档案管理办法》《华北电力大学招标管理办法》等有关法律法规和学校制度，结合工作实际制定本办法。
第二条本办法适用于校内各类招标项目的档案管理。
第三条招标档案的定义和分类。
（一）招标档案定义。是指学校在招标业务和管理中形成的，具有保存价值的各种纸质类、实物类、电子与声像类的材料。
（二）招标档案分类。本办法所指招标档案材料包括两类：招标项目档案（即具体一个项目档案）和招标部门综合文书（即部门其他管理文书档案）。

第二章招标项目档案的归档管理

第四条招标项目档案定义、档号、归档模式、归档时限、保存期限。
（一）档案定义：凡是涉及具体某项招标业务，即一个具体项目的招标材料，全部视为一个项目的招标档案。此类立卷归档，一个项目一大卷或多卷方式。
（二）档号规则：全宗-年度-招标项目档案-部门-年度流水号。
（三）归档模式：立卷归档。
（四）归档时限：统一或可分批移交。
（五）保存期限：短期保存，根据国家有关规定执行。
第五条招标项目档案的归档责任。
学校招标项目档案由招标部门指定专人负责统一收集、整理材料，统一或分批移交档案馆完成归档。
第六条招标项目档案的归档范围：
（一）基本材料：一个项目可能产生的所有招标材料：
1．招标计划表（如有，下同）。
2．招标文件。
3．招标文件的澄清或修改文件。
4．招标代理委托合同、授权委托书及招标代理项目组组成人员情况表。
5．招标公告或投标邀请书。
6．投标报名登记表，如对投标人投标资格进行考察的须提供调查报告及入围名单。
7．答疑会签到表、答疑会纪要。
8．议标、邀请招标申请表。
9．招标会签到表、招标会记录稿。
10．评委评分表、评委评分汇总表、评标小组评标总结。
11．招标情况的书面报告。
12．中标确认表。
13．投标人承诺书。
14．投标书正本。
15．中标公告。
16．中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、合同等重要资料的复印件。
17．合同副本。
18．项目招标代理评价意见表。
19．项目招标合同备案表。
20．项目招标监督情况记录表。
21．投标文件的电子光盘。
22．招标工作的重大决议以及会议纪要。
23．招标工作中各部门间的流转表格。
24．重大招标的开标、议标、评标现场的照片或录像资料。
25．其他与本招投标项目有关的重要材料。
26．以上材料的纸质类、电子类、实物类。
27．其他材料事宜按照上级法律法规和《华北电力大学档案管理办法》执行，或由档案馆解释。
（二）标书。各投标单位的各类标书和相关材料。
（三）以上纸质材料的特殊载体档案，如电子类、实物类。
（四）未尽事宜按照国家和学校规定执行，或由档案馆解释。
第七条招标项目档案的材料整理顺序。
1．档案封皮。
2．《文件目录》。
3．《投标标书材料清单》。
4．除投标标书以外的相关材料按时间排列。
5．《备考表》。材料遗失或破损的要在《备考表》里注明。
6．按照《投标标书材料清单》，将标书单独整理成捆。
第八条招标项目档案的整理和归档要求。
（一）招标项目材料归档必须贯穿招标工作全过程同步进行，做到材料及时收集、分类整理。
（二）所有归档的材料内容必须准确、齐全、完整，真实反映招标业务和管理的全过程。
（三）所有归档的材料应字迹清楚，图表整洁,需要单位或个人签章的，其签章手续应齐备。
（四）所有招标档案每年完成归档的最晚期限为次年的五月底。
（五）投标单位标书等材料单列成捆并统一移交并保存档案馆，整理时全部要填写《投标标书材料清单》，《投标标书材料清单》要列入归档《文件目录》，并放置在所有材料的最上边。
（六）投标单位材料按照《投标标书材料清单》的顺序排列，标书等所有材料在背脊全部表明案卷号和顺序号。
（七）一个招标项目因流标造成的多次招标，也视为一个项目的招标档案，按照每次材料形成顺序全部纳入一卷归档，不得分开归档。
（八）招标部门在收到归档的招标文件资料后，应及时登记，并认真做好归档材料的分类存放、立卷整理、电子归档、档案审核、档案移交等。归档完成后，档案馆在《投标标书材料清单》里注明标书在档案库房的存放地址。
（九）归档的招标文件资料按照“一卷多盒”的形式存放，且按统一编号进行排列，由档案馆存放于专门档案库房。
第九条招标项目档案的归档流程。
1．纸质整理。所有纸质材料整理完毕，
2．电子归档。首先完成网上电子录入归档。
3．电子审核。档案馆电子审核通过后，打印《案卷封皮》、《文件目录》和《备考表》。
4．归档自检。归档人员在《备考表》上签字。
5．领导审核。由招标部门领导在《备考表》上签字。
6．移交准备。将《案卷封皮》、《文件目录》、审核后的纸质材料、《备考表》按顺序排列好。标书分类整理成捆。
7．移交检查。联系档案馆人员上门检查。检查合格后，打印《文件目录》两份盖章，《文件目录》作为移交清单。
8．移交清点。将《案卷封皮》、《文件目录》、审核后的纸质材料、《备考表》、标书（成捆）、一并移交档案馆。与档案馆接受人员逐卷逐件逐页核对无误，档案馆在《文件目录》上盖章签字，《文件目录》作为移交清单归档单位各档案馆各持一份备查。

第三章招标综合文书档案的归档管理

第十条招标综合文书档案形成和管理（含定义、档号、归档模式、归档时限、整理规范、保存期限、归档责任等）具体参照《华北电力大学综合文书档案管理实施办法》的规定执行。
第四章招标档案的保管与利用
第十一条档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。
第十二条招标部门和档案馆都要做好防潮、防蛀、防火、防盗等工作，加强档案的技术保护，延长档案的使用寿命。
第十三条招标档案的利用。
（一）严格借阅、查阅档案的审批手续，查阅或借阅档案时应遵守和执行国家各项保密规定和纪律，必须征得归档单位的许可，要建立查档、借档和销毁机制。查阅时如需要摘抄或复印时，履行登记手续。借阅的档案不得拆卷、抽页、涂改、转借，按期归还，防止丢失和泄密。
（二）招标档案保存期满后，由档案馆会商归档单位按有关规定和流程处理。
（三）招标部门的招标档案管理人员离开工作岗位前，应当按规定移交招标档案资料，不得擅自处理或带走。
（四）学校招标管理信息系统投入运行后，招标档案信息录入、归档、查阅等管理工作均需通过管理平台在线进行，并保存所有电子记录。
（五）涉密项目的招标档案同时要按照国家有关的法律法规执行。

第五章附则

第十四条学校招标中心成立前的招标档案，由原负责招标的单位参照本办法归档。由学校授权参与社会投标的，归档参照本办法执行。
第十五条本办法自发布之日起施行，授权档案馆负责解释。